Мероприятие пройдет 9 августа внутри историко-архитектурной реликвии России Зарайского Кремля. Организаторами фестиваля выступают Правительство Московской области, Министерство культуры Московской области, Зарайское благочиние,Администрация Зарайского района, Администрация города Зарайска, Фонд развития Зарайского района и города Зарайска, Военно-патриотический клуб "Русь", АНО ЦИС «Группа ВИЮР», ФСКН России.

В совещании приняли участие Министр культуры Московской области Рожнов Олег Александрович, Заместитель министра культуры Московской области Куценко Елена Владимировна, Начальник Управления сохранения и популяризации культурного наследия Бабакова Ирина Владимировна, Начальник Управления туризма Жилкина Надежда Михайловна, Заведующий отделом по связям с общественностью Волхонская Светлана Александровна, Консультант отдела сохранения культурных ценностей и популяризации культурного наследия Управления сохранения и популяризации культурного наследия Кондратьев Кирилл Вячеславович, Консультант отдела разработки и реализации программ Управления туризма Лагусев Юрий Михайлович, Исполняющий обязанности главы Администрации города Зарайска Иванова Ирина Александровна, Исполняющий обязанности председателя комитета по культуре, спорту и молодежной политике администрации Зарайского муниципального района Маркович Валерия Вячеславовна, Директор ГБУК МО «Историко-архитектурный, художественный и археологический музей «Зарайский Кремль» Боголюбская Ирина Александровна, Заместитель директора по науке Пантюхина Ольга Валерьевна, Президент АНО ЦИС «Группа ВИЮР» Волокитин Игорь Юрьевич, Исполнительный директор «Продюсерский центр ВИЮР» Рябуха Владимир Иванович, Представитель Фонда развития Зарайского района и города Зарайска Матвеева Галина. Рассмотрены все ключевые вопросы проведения и обеспечения мероприятия. Так как фестиваль исторической реконструкции способствует сохранению и популяризации культурного наследия России, позволяет не только приобщиться к ценному историческому опыту наших предков, но и укрепить национальное самосознание, то на совещании было принято решение муниципальным органам власти оказать поддержку и общими силами реализовать данное мероприятие. 

По мнению Министра культуры Московской области Рожнова Олега Александровича проведение данного фестиваля исторической реконструкции «Зарайский ратный сбор» (IV Сбор русских дружин) играет большую роль для культурного развития Зарайского района и выступает как его имиджевый элемент.